Comment s’organise le travail dans un environnement multisites ?

Déjà présent à Paris, Montreuil et Lille, Deafi a ouvert en septembre dernier un nouveau site à Lyon. Engagée en faveur de l’inclusion, l’implantation dans différentes villes de France, nous permet la création de nouveaux emplois pour les personnes en situation de handicap, ce qui est notre objectif depuis 13 ans. Mais comment s’organise le travail dans une entreprise présente sur plusieurs sites ?

Qu’est-ce qu’une entreprise multi site ?

Tout d’abord, une entreprise multi sites est une société qui possède plusieurs sites géographiques plus ou moins dispersés. Cela peut être au sein d’une même ville, d’une même région ou bien dans des zones réparties dans différentes parties d’un pays ou du globe. Chez Deafi, nous sommes donc structurés en quatre sites dans différents endroits en France.

L’organisation en environnement multi sites

Lorsqu’une entreprise est composée de plusieurs établissements, la question de l’organisation en environnement multi sites devient primordiale. Il est donc important pour nous de repenser nos modes de travail, de développer la qualité de communication à distance, d’organiser nos ressources pour continuer à travailler en collaboratif malgré la distance. Tout l’enjeu consiste à maintenir le sentiment d’appartenance sans oublier d’harmoniser nos pratiques et donc de mettre en place des procédures efficaces et homogènes, de clarifier le rôle de chacun afin de construire une organisation au sein de laquelle chacun est responsabilisé et connait parfaitement les règles de l’entreprise.

Le management en environnement multi sites

Les modes de management traditionnels que nous connaissons ne cessent d’évoluer. En effet, la montée en puissance du télétravail à domicile a déjà amené les entreprises à repenser leur organisation et leur manière de faire travailler au quotidien les équipes avec leur manager. Le management doit donc s’organiser en conséquence pour permettre le travail à distance et / ou le travail en multi sites tout en garantissant la pérennité de ces deux éléments.

La distance n’exclut pas le lien et une chose est sûre : le sentiment d’appartenance à une entreprise ainsi qu’un bon pilotage des équipes doivent rester des éléments essentiels pour les collaborateurs. Depuis la crise sanitaire, travailler en distanciel est devenu un acquis, toutefois si certains y parviennent sans difficulté, d’autres peuvent souffrir d’un manque de proximité avec leurs collègues et leur manager. Il faut donc rester très vigilant et savoir adapter le management à leurs besoins.

Les managers doivent donc s’adapter et à veiller au bien-être de leurs collaborateurs, de maintenir la cohésion d’équipes, être disponibles et de savoir prendre du recul ainsi que nous l’avons déjà exposé dans notre article sur « les impératifs du management ».

Le rôle des Ressources Humaines en environnement multi sites

Les Ressources humaines ont un rôle important afin d’accompagner cette évolution des nouveaux modes d’organisation et de la culture managériale dans cet environnement multi sites. Il y a en effet tout un travail à mener afin de créer un cadre avec de nouvelles références et de nouvelles façons de travailler. Il est important d’effectuer un travail de sensibilisation afin d’instaurer et faire vivre une vraie communauté qui devra prendre en compte tous les aspects permettant de créer un lien collectif tout en travaillant sur des axes qui développeront une plus grande autonomie dans le travail, de former les managers sur un nouveau mode de communication, à la fois avec leurs équipes mais également leurs collègues des autres sites.

Les Ressources Humaines doivent également proposer des conditions de travail identiques quelques soient les sites et veiller à une homogénéité des équipements afin que chacun puisse travailler dans des conditions similaires. Elles doivent enfin mettre en œuvre toutes les actions devant permettre de s’assurer que les salariés bénéficient du même niveau de considération et de partager les mêmes valeurs et une culture d’entreprise identique. Les Ressources Humaines doivent être encore plus engagées afin de créer le lien, être à l’écoute des éventuelles difficultés et de proposer des solutions pour les résoudre. Il est donc primordial de se déplacer régulièrement sur les sites pour échanger  avec les managers et leurs équipes.

« Le succès d’une entreprise repose sur ses salariés, nous devons donc leur donner les outils et les conditions de travail qui leur permettront de donner le meilleur d’eux-mêmes »

Pascale Detienne, Responsable Ressources Humaines Deafi

La communication en environnement multi sites

La communication et le partage régulier d’informations avec des équipes dispersées aux quatre coins de l’hexagone sont essentiels. Il existe aujourd’hui de nombreux outils facilitant la transmission des informations et les échanges professionnels. Il convient d’utiliser d’une part, les plus adaptés à chaque organisation (visio, mail, réseaux sociaux etc.) afin que les messages transmis soient bien compris par les cibles visées et d’autre part de réfléchir à un usage raisonné de ces outils dans le cadre professionnel.

Par ailleurs, les réseaux sociaux d’entreprise se développent de plus en plus, cela permet de communiquer en temps réel sur de nombreux sujets, de partager de nombreuses informations, de suivre les événements, de réaliser des lives etc.

Le contact humain reste irremplaçable

Il n’en reste pas moins que se voir est indispensable car rien ne remplace le contact. Les échanges en présentiel restent donc nécessaires et bénéfiques pour chacun alors pensons à les organiser.

Partant de ce constat, Deafi organise régulièrement des séminaires, des repas de Noël mais aussi la semaine de la QVCT. Cela donne l’occasion à tous les collaborateurs de nos 4 sites de France, de pouvoir se rencontrer et d’échanger en langue des signes, mais aussi de favoriser la mixité entre les collègues sourds et entendants.

Ces événements sont très appréciés par tous car cela contribue à faire plus ample connaissance avec les collègues des autres sites et bien sûr les nouveaux arrivés au sein de Deafi. Les animations diverses telles que l’atelier de brainstorming et les activités ludiques permettent, elles aussi, de partager des moments privilégiés et de renforcer les liens.

Ces pratiques nous soudent et nous offrent un bel esprit d’équipe.