Un séminaire d’entreprise est un événement organisé dans le but de renforcer la cohésion d’équipe hors des locaux de l’entreprise. Lors d’un séminaire, il est possible de faire le point sur l’activité de l’entreprise, de lancer de nouveaux projets ou encore de travailler sur certaines problématiques. Cela permet aux salariés travaillant dans la même société d’apprendre à se connaître et de favoriser l’échange entre eux. Mais comment organiser un tel événement en cette période sanitaire ?

Qui dit contexte exceptionnel dit format exceptionnel. Face aux évènements récents qui nous touchent, nous avons pris les mesures nécessaires pour concilier sécurité et efficacité. Entre port du masque obligatoire, distanciation physique et travail à distance, l’heure n’est guère à l’organisation d’évènements. Cependant, quelles sont les solutions possibles pour réaliser son séminaire annuel avec près de 70 salariés durant cette période ?

Depuis 8 ans, Deafi organise chaque année son séminaire annuel début octobre, plus qu’un rituel, c’est une tradition. L’annulation de cet évènement n’étant pas une option, nous avons donc proposé un format innovant. A défaut de se retrouver (en présentiel) nous avons organisé un séminaire 100% digital sur une semaine ayant pour objectif de fédérer et motiver les équipes ! On ne le répétera jamais assez, la communication est la clé pour la cohésion d’équipe, et cela est d’autant plus vrai dans une situation où les collaborateurs se trouvent à distance. Notre séminaire digital a donc eu lieu du 05 octobre au 09 octobre sur Workplace, notre outil de communication interne. Pour l’occasion, nous avons dédié une page uniquement pour le séminaire sur laquelle les participants pouvaient retrouver toutes les informations et les contenus du séminaire.

Retour sur les actions mises en place pour faire de cette expérience digitale une expérience humaine.

Un séminaire informatif 

Un séminaire digital permet de pouvoir proposer à nos salariés du contenu grâce à différents supports, vidéo, audio, image… Il faut donc varier les formats pour capter son audience.

Proposer des vidéos en live reste le meilleur moyen de créer de l’interaction avec ses salariés, ils peuvent poser des questions, répondre à des sondages, réagir ou encore donner leur avis sur les sujets abordés. Via un séminaire digital, il est donc possible de faire le bilan de son année, annoncer les objectifs à venir de l’entreprise et remonter les points positifs et les points négatifs de chaque équipe. C’est ce que nous avons proposé aux salariés qui ont pu découvrir les témoignages de l’ensemble des managers et membres de l’équipe de direction.

L’organisation du séminaire est un moment opportun pour annoncer un nouveau projet à ses salariés ou faire un état des lieux de l’avancée de ce projet. Cela a été le cas pour Deafi, qui durant cette même semaine a lancé sa nouvelle offre de relation client à l’écrit : D-Script. C’est un moment fort pour Deafi, une nouvelle aventure qui démarre que nous souhaitions partager avec tous les collaborateurs.

Un séminaire ludique

Informer les salariés des avancées de l’entreprise est une priorité, les fédérer et créer du lien en est également une. Nouveau challenge pour Deafi : comment réussir à rassembler les salariés à distance ? Pour répondre à cette demande, plusieurs activités ludiques se sont développées telles que : un jeu avec des anecdotes sur les collaborateurs, un jeu « Qui est-ce » avec les photos d’eux enfants, des vidéos avec un atelier DIY où l’on apprend à faire du gel hydroalcoolique, des exercices de sport à faire durant une réunion où enfin une vidéo pour apprendre à mieux gérer son stress.

Pour terminer cette semaine en beauté, nous avons proposé un escape game digital via un prestataire externe. Durant une heure, par équipe de 5 personnes, nos salariés se sont transformés en pirates à la recherche d’un trésor perdu. Ce séminaire 100% digital est un pari réussi, durant une semaine, à distance, nous avons réussi à fédérer les équipes.

Incroyable talent de Deafi

Amateurs de challenges chez Deafi, nous avons décidé de proposer aux salariés de partager leurs talents auprès de leurs collègues. A l’instar de « l’émission incroyable talent » sur M6, nous avons décidé d’organiser notre propre émission #Deafi qui est devenue le fil rouge de cette semaine. Les salariés souhaitant participer nous ont envoyé une vidéo d’eux pratiquant leur talent que ce soit du dessin, de la musique, de la danse, du sport… Une belle occasion pour apprendre à mieux connaître ses collègues et de découvrir leur passion, toujours dans cet esprit de cohésion d’équipe.

Manon Bourretere – Assistante Communication Digitale

Étudiante en Master 1 Manager en Stratégies des Communications, Manon Bourretere est en alternance au sein de Deafi en tant qu’assistante communication digitale. Elle s’occupe principalement du blog, des réseaux sociaux, et du comité de rédaction.